Cách thiết lập phiên dịch trực tiếp cho cuộc họp hội đồng

Chủ tọa đang điểm danh. Một ủy viên nghĩ nhanh hơn bằng tiếng Tây Ban Nha. Một phụ huynh hàng ghế cuối thích tiếng Hàn. Một ủy thác từ xa đã vào Zoom. Báo giá thông dịch là mức tối thiểu 2–4 giờ cho một ngôn ngữ—và không gồm ngôn ngữ thứ hai, phần phát biểu công chúng, hay phiên họp kín sau giờ nghỉ.

Sau khi đọc, bạn sẽ biết dùng chế độ nào của Hope Dịch cho phiên họp công khai so với trao đổi một-một, cách ủy viên và khách vào mà không cần tài khoản, và khi nào vẫn nên thuê thông dịch viên đủ năng lực.

Hope Dịch được làm cho chép lời và dịch trực tiếp tiếng nói—trên web và ứng dụng di động—với chế độ phát sóng (một người nói, nhiều người nghe) và cá nhân / hội thoại (một-một). Bạn có thể bắt đầu từ laptop hoặc điện thoại. Mọi người vào bằng mã QR hoặc liên kết và chọn ngôn ngữ của mình. Họ không tạo tài khoản.

Hãy xem chương trình nghị sự như một phiên nói có bỏ phiếu ở giữa, không phải sản xuất hội nghị.

1. Mở Hope Dịch trên ứng dụng web (laptop ở bàn thư ký) hoặc ứng dụng di động (điện thoại gần chủ tọa).
2. Chọn phát sóng cho phần khai mạc, báo cáo, kiến nghị, phát biểu công chúng và mọi cuộc gọi kết hợp. Chỉ chọn cá nhân / hội thoại nếu bạn sẽ ngồi với một ủy viên hoặc khách sau đó.
3. Bắt đầu phiên trước khi họp được tuyên bố khai mạc. Đặt mã QR hoặc liên kết trên slide đầu, chương trình in và tấm thẻ ở bàn đăng ký.
4. Nhờ mỗi người cần dịch vào trên điện thoại của họ, chọn ngôn ngữ, và đeo tai nghe nếu sẽ nghe xuyên tiếng bàn tán.
5. Đưa lời nói vào Hope Dịch—không phải micro phòng hướng vào tập hồ sơ sột soạt. Nếu bản chép lời đã sai ở ngôn ngữ người nói, bản dịch không lấy lại được kiến nghị, số tiền hay ngày.

Luồng chủ trì: How to Broadcast Live Translation. Phần cần luyện là luân phiên nói và ngắt phiên họp kín, không phải phần mềm. Một hội đồng có chủ tọa, thư ký, bộ hồ sơ và phiếu—cẩm nang này dành cho phòng đó, không phải huddle đội ngũ hàng tuần.

Dùng sai chế độ là lỗi thường gặp.

Phát sóng là mô hình đúng mỗi khi một người nói một lúc phải tới nhiều người nghe: khai mạc, báo cáo nhân sự, tranh luận kiến nghị, bỏ phiếu theo tên, và phát biểu công chúng.

Bạn bắt đầu một phiên. Ủy viên và khách quét một lần. Mỗi người đọc phụ đề, nghe giọng AI, hoặc cả hai. Bạn cũng có thể đưa phụ đề lên màn hình để hàng ghế cuối nhìn lên. Dùng cùng một phát sóng cho ban chấp sự hay ban trưởng lão nhà thờ, hội đồng nhà trường, ban giám đốc tổ chức phi lợi nhuận, hoặc hội đồng công ty.

Buổi trao đổi một-một với ủy viên mới, hoặc khách cần nói vài câu sau khi bế mạc, không cần QR trên máy chiếu. Luồng cá nhân / hội thoại của ứng dụng di động được làm cho việc đó: chép lời và dịch trực tiếp, cùng đổi ngôn ngữ. Xem Live Translating Conversations. Đừng để QR công khai trên bàn nếu cuộc nói đó là mật.

Nhấn Stop Translation khi chủ tọa công bố phiên điều hành kín, giờ nghỉ, hoặc khoảng ngắt không có lời nói. Kênh phát sóng có thể vẫn mở để bạn bắt đầu lại mà không đổi liên kết hay QR. Việc đó tiết kiệm giờ sử dụng và tránh cảnh báo nghỉ. Nếu không phát hiện lời nói trong 15 phút, hộp thoại hiện ra; nhấn Continue hoặc phiên đóng sau đếm ngược ngắn để hạn mức không bị dùng khi phòng chỉ xáo giấy.

Nếu phiên họp kín phải nằm ngoài biên bản công khai, đừng để QR trên slide công khai, mô tả livestream, hay chương trình đã dán. Chỉ những người được nghe phần đó mới nên có liên kết. Đối xử với liên kết như bạn đối xử với phòng.

Chỉ người chạy phiên cần tài khoản. Ủy viên, nhân sự và khách quét QR hoặc mở liên kết, chọn ngôn ngữ, rồi đọc hoặc nghe. Họ có thể ở lại trình duyệt di động. Ứng dụng iOS và Android là tùy chọn. Tải: hopetranslator.com/download.

Đặt QR nơi mọi người nhìn trước báo cáo đầu: slide đầu, chương trình in, và thẻ đăng ký. Nói một lần, to: “Nếu muốn bản này bằng ngôn ngữ khác, hãy quét ngay.” Người đến muộn và ủy viên từ xa vẫn vào được—dán cùng liên kết vào chat Zoom hoặc Teams. Đừng mở phiên thứ hai.

Gói cước quy định bao nhiêu điện thoại được vào một phát sóng và bao nhiêu ngôn ngữ chạy cùng lúc. Xác nhận bậc trên trang giá. Người nghe chọn trong hơn 100 ngôn ngữ đầu ra trên một phiên. Gói trả phí cho phép thư ký hoặc tình nguyện viên chủ trì trên cùng tài khoản.

Hội đồng thất bại khi hai người nói cùng lúc, hoặc micro hướng vào đống hồ sơ.

Kiến nghị, phiếu và phát biểu công chúng. Nhờ chủ tọa đọc toàn bộ kiến nghị hai lần—khi đề xuất và trước khi bỏ phiếu. Thư ký nên nói từng tên và từng đồng ý, không đồng ý hoặc trắng trên cùng micro. Đưa micro hoặc bục cho người phát biểu công chúng. Nếu bản chép lời mất một con số, dừng và nhắc lại dòng đó. Một giọng một lúc.

Trực tuyến hoặc kết hợp (Zoom hoặc Teams). Để cuộc họp video ở nơi nó đã có. Định tuyến âm thanh cuộc họp đó vào Hope Dịch trên cùng máy tính, rồi dán liên kết phát sóng vào chat. Hope Dịch không phải tiện ích Zoom hay Teams. Chủ trì từ máy đang trong cuộc họp—ứng dụng di động không bắt âm thanh của ứng dụng khác trên cùng điện thoại một cách đáng tin.

Nếu bản chép lời đã thiếu tên hoặc số tiền, dừng và sửa micro. Chế độ demo trên hopetranslator.com cho bạn nghe chép lời, bản dịch và nghe trước khi họp được khai mạc. Nó dùng hạn mức bình thường của bạn. Xem How to Test Live Speech Translator.

Bộ hồ sơ viết vẫn ở ngôn ngữ bạn đã công bố. Hope Dịch dịch lời nói. Nó không thay chương trình song ngữ hay thư ký ghi phiếu.

Định giá cùng một việc: ai đó nói, người khác theo bằng ngôn ngữ khác, theo thời gian thực.

Thông dịch viên con người (khoảng đã công bố điển hình): $50–$200+ mỗi giờ, mỗi ngôn ngữ, thường kèm mức tối thiểu 2–4 giờ dù cuộc họp nói chỉ 70 phút, cộng đi lại. Ngôn ngữ thứ hai thường nghĩa là thông dịch viên thứ hai. Giờ nghỉ và phiên họp kín không làm giảm mức tối thiểu đó.

Hope Dịch (mốc đã công bố): $20/tháng cho 5 giờ, cộng 30 phút miễn phí mỗi tháng để thử trong phòng họp của bạn. Không hóa đơn thông dịch theo ngôn ngữ—người nghe chọn trong hơn 100 ngôn ngữ đầu ra trên một phiên (gói quy định bao nhiêu chạy cùng lúc). Ủy viên và khách không trả tiền và không cần tài khoản. Không cabin hay bộ thu.

Đếm giờ nói, không phải giờ mọi người ngồi đọc hồ sơ im lặng. Một cuộc họp hội đồng tháng điển hình thấp hơn nhiều so với năm giờ nói nếu bạn dừng dịch lúc nghỉ. Nếu còn họp ban tài chính trên cùng gói, xem bậc đã công bố tiếp theo trên /pricing. Xem How Much Does Live Translation Cost?. Đăng ký tháng bạn cần và hủy nếu điều khoản gói cho phép.

AI không phải “thông dịch người miễn phí.”

Hope Dịch thường đủ khi cuộc họp là chương trình công khai hoặc nội bộ, bạn cần hơn một ngôn ngữ mà không bố trí từng ngôn ngữ, mọi người có thể đọc hoặc nghe trên điện thoại họ đã có, và người nói có thể nói lần lượt vào micro tử tế.

Thuê thông dịch viên con người đủ năng lực khi phiên họp ràng buộc pháp lý hoặc rủi ro cao—hợp đồng, lấy lời khai, phỏng vấn nhập cư, sửa điều lệ mà bạn sẽ bảo vệ sau này—hoặc bạn cần thông dịch y tế được chứng nhận. Hope Dịch không được bán như bộ doanh nghiệp HIPAA / SSO. Dùng để mọi người theo cuộc họp nói, không như thông dịch được chứng nhận cho thủ tục pháp lý.

Cho mỗi người lớn cầm micro bốn quy tắc: một giọng một lúc; nói hướng micro; nói hai lần tiêu đề kiến nghị, tên và số tiền; và bỏ nhạc chờ. Dịch cuộc họp nói, không phải danh sách phát khi mọi người tìm chỗ ngồi.

1. Đo thời gian cuộc họp tháng trước và mọi phiên làm việc cần ngôn ngữ khác. Nếu đã gần 5 giờ nói, gói khởi điểm là điểm so sánh.
2. Thử với chế độ demo hoặc một báo cáo đã ghi để nghe độ chính xác trên tên và số tiền của bạn. Chế độ demo dùng hạn mức bình thường.
3. Chọn một chế độ—phát sóng cho bàn chủ tọa hoặc cuộc gọi; hội thoại cho trao đổi một-một thật sau khi bế mạc.
4. Chạy thử trực tiếp với một đồng nghiệp làm người nghe. Luyện Stop Translation trong giờ nghỉ giả để biết QR vẫn hoạt động.

Sẵn sàng điều hành cuộc họp hội đồng bằng hơn một ngôn ngữ?

• Thử ngay: hopetranslator.com (chế độ demo; không cần thẻ)
• Tải: ứng dụng iOS và Android
• So sánh gói: Pricing
• Thiết lập chủ trì: How to Broadcast Live Translation